できる人の「1日5分」ノート術
2009年10月26日(月)10時20分配信 All About
検索性の高いノートづくりを心がけよう [ 拡大 ]
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ノートはビジネスマン最大の武器。「ノートを活用できるかどうか」が、ビジネス人生に大きく影響すると言っても過言ではありません。今回は、ノートの上手な整理方法と効果的な使い方をお伝えします。
■1日5分間の振り返りが大きな差を生む
社内会議や顧客との商談、勉強会など、ビジネスマンはノートをとる機会が数多くあります。しかし多くの人はノートをとりっぱなしで、整理・活用することが十分にはできていないようです。これはとてももったいないこと。
ノートにはビジネスに関する重要情報が詰まっています。ノートの整理・活用を怠るということは、重要なビジネス情報の整理・活用を怠ることと同じなのです。ノートは普段からしっかりと整理をして、存分にビジネスに活用していきましょう。といっても、そんなに大げさな作業が必要になるわけではありません。毎日5分間だけノートに目を通し、ちょっとだけ手を加える。これだけでも歴然とした効果が表れます。
■ノートを読み直し、重要情報の補足を行おう
商談やミーティングの最中は、相手の話を聞いたり自分が話すことに一生懸命になって、重要事項をノートに書き漏らしてしまうということがしばしば起きます。これは仕方がないこと。相手と話しているときには、ノートに記録することよりもコミュニケーションをとることの方を優先すべきだからです。
書き漏らしは商談やミーティングの最中はやむを得なくても、後できちんとフォローしておく必要があります。そこで習慣づけて欲しいのが、「毎日仕事が終わった直後にノートを見直して、欠けている重要情報を補足する」という作業。
その日3件の商談があれば、1つ1つの商談を振り返り「ノートには書いていないけれども、お客様と何か約束をしなかったか」「重要事項に関する記入漏れはないか」といった観点でノートを読み直し、書き足していきます。飲みに行こうとしている同僚を待たせてでも、デートの時間が差し迫っていても、これだけはその日中に必ず終わらせるほど重要です。人間は忘却の生き物ですから、1日置くと前日のことは細部まで思い出せなくなってしまうのです。
同時にノートを読み直しながら、「お客様にA案件の資料を渡す約束をしたので、準備しなくてはいけない」とか、「来週末のプレゼンに向けて、B案件について調べておかなくてはいけない」というように、やるべきことをすべてピックアップします。そして手帳の「To Doリスト」に転記します。この作業をしっかり取り組めば、つまらないモレを防ぐことができるのです。
■見出しをつけて検索性を高める工夫をしよう
ノートを使った情報整理ができている人は、検索性の高い読みやすいノート作りを心がけているものです。読みやすいノート作りも、「仕事が終わった直後の5分間」を使って行います。
それぞれのメモ冒頭には、大きめの字で大見出し(タイトル)を書いておきます。お客様と商談したときのメモなら「A商事××さんとの商談」、社内ミーティングのときは「営業部内定例ミーティング」というように大見出しをつけておくのです。また同時に日付もつけておきます。大見出しを見れば、いつ・どこで・誰と・何のために打ち合わせをしたときのメモであるかが一目瞭然になります。またメモの区切りごとに、小見出しもつけておきます。
例えば今後のスケジュールについて書いた部分には「今後のスケジュール」という小見出しを、双方で詰めるべき確認事項について書いた部分には「確認事項」といったような小見出しをつけておくわけです。メモの区切りごとに横線を引っ張っておくと、区切りと区切りの境界が明確になります。こうしておけば、「今後のスケジュールはどうなっていたっけ？」とノートを開いて見直すときに、すぐに必要な部分が見つかります。重要部分やキーワードについては赤ペンでアンダーラインを引いたり、大きな丸で囲んだりといったことも検索性を高めるうえで効果的です。
■定期的に読み直して、アイデアや気づきを得よう
ノートに整理した情報を活用するには、定期的にノートを見直す必要があります。ざっとでかまわないので、その日メモしたり整理した部分だけではなく、3〜4日前まで遡ってノートを読み直してみます。時間に余裕があるときには、さらに遡ってノートを読み直します。するとバラバラにメモしていた情報が有機的に結びつき、思わぬアイデアが浮かんだり気づきが得られることがあります。
「以前C社に行ったこの提案は、ちょっとアレンジすれば今商談を進めているD社への提案にも使える」「E社の商談がうまくいかなかったのは、今振り返れば商品の強みを押さえられなかったことが原因だったんだな。これは今後F社と商談をする上でも、貴重な教訓としなくてはいけない」というように。
■To Doモレ防止にも役立つ
定期的にノートを見直すことで、To Doのモレに気がつくことがあります。「重要事項については、書き方をこんなふうにしよう」や「この単語はよく使うので、略字にしてしまおう」というように、効果的・効率的なノート整理の方法を発見することもできます。PCやPDA全盛の今でも、やはり使い勝手の良さやスピードにおいて手書きに勝るものはありません。ノートはビジネスマンの最大の武器。だからこそ上手に整理・活用をしていきましょう。
