ハンコに続く「FAX廃止」に戦々恐々の現場 役所、教育、国会...なぜ今も使っているの?それぞれの「事情」

ハンコの次はFAX廃止へ 地方の中小企業などは予算少なくオンライン化に及び腰

記事まとめ

  • 河野太郎・行政改革担当相は「ハンコの次はFAXをやめたい」と意欲を示した
  • 厚生労働省のある課長級幹部は「次はFAXがやり玉に上げられるのでしょう」と戦々恐々
  • 自治体が関係機関や企業などとの日常的な事務連絡のほとんどでFAXを使用している

ハンコに続く「FAX廃止」に戦々恐々の現場 役所、教育、国会...なぜ今も使っているの?それぞれの「事情」

ハンコに続く「FAX廃止」に戦々恐々の現場 役所、教育、国会...なぜ今も使っているの?それぞれの「事情」

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「ハンコの次はFAXをやめたい」と、河野太郎・行政改革担当相が行政手続きのペーパーレス化・オンライン化の一環として意欲を示した「FAX廃止」。新型コロナ禍では、保健所でPCR検査結果の情報共有にFAXが使われていたことが記憶に新しい。ほかにも、行政や政治など様々な現場でFAXは通信手段として根付いている。何がオンライン化のハードルなのか?

「行政手続き上の押印廃止について各省ほぼ出揃いました。銀行印が必要なものや法律で押印が定められているものなど、検討対象が若干ありますが、大半は廃止できそうです」

官僚、「調整が大変、抵抗も激しそう...」

2020年9月30日、自身のツイッターでそう投稿した河野氏。9月24日のデジタル庁創設に向けた会議で「ハンコをすぐにでも無くしたい」と表明してから1週間。匿名が条件で取材に応じた厚生労働省のある課長級幹部は河野氏のツイートを読み、「スピード感ありますね。次はFAXがやり玉に上げられるのでしょうね」と戦々恐々だ。

この幹部の部署が所管する、地方自治体と頻繁にやり取りをする業務では、自治体が関係機関や企業などとの日常的な事務連絡のほとんどでFAXを使っている。理由は、「FAXでやり取りする方が負担を減らせるから」。関係機関や企業の多くが、今でも業務で主に紙とFAXを使っているという。オンラインでのシステム構築も計画こそあるが、地方の中小企業などは予算が少なかったり、習熟に時間がかかったりして、システムができても本格導入には及び腰なのだという。幹部は言う。

「河野大臣から正式にご指示があれば、それを機会に一気呵成にオンライン化を進めたいです。でも、地方の企業などとの調整が大変でしょうし、抵抗も激しいでしょうね。やらなきゃいけないですが、正直、先が思いやられます」

厚労省に関するものでは、新型コロナウイルス感染者の発生情報などの共有の手段としても、FAXが保健所で使われていた。日本で感染者が増え始めた当初、医療機関は手書きの「発生届」をFAXで保健所に送り、それを保健所が手入力で厚労省などとつながるシステムに手入力で登録していた。

20年3月後半以降に感染者が増えると、発生届の書き込みなどが滞ったり、FAXが通信中で発生届が送信できなかったりする事態が相次いだという。5月に感染者データをオンラインで管理・共有する新システム「HER-SYS(ハーシス)」が稼働し始めてからも、東京都や大阪府など主に都市部の多くの保健所ではそれまで通り医療機関からの紙の発生届をFAXで受け取り、ハーシスに手入力する運用を続けている。なぜなのか。

小学校も...親は「この世からFAXを消し去ってください」

保健所の業務負担の軽減も導入の狙いだったが、活用が進まない理由を、大阪府内の保健所幹部はこう明かす。

「医療機関に手書きでなくハーシスに直接打ち込んでもらえるよう、調整を続けていますが、コロナ禍で多忙な医療機関にすぐに対応してもらうのは難しいです。医療機関からも『入力するのは手間がかかる。紙での届け出で十分事足りる』と難色を示されています。今までのやり方を早く変えようとして、混乱が起きたら医療体制の崩壊につながりかねないので、慎重に進めています」

18年6月に発覚した、東京都目黒区で当時5歳の女児が父親の虐待を受けて死亡していた事件では、児童相談所(児相)間の情報共有のあり方に問題があったと報じられた。児相では、虐待が疑われる子どもが他の自治体に転居して行方がわからなくなるとFAXを送って問い合わせていたのだ。

「機微な子どもの個人情報を扱っているので、FAXを使っています。自治体ごとに個人情報保護条例が異なりますし、セキュリティーの対応もまちまちなので、メールなどでやり取りするのは難しいのです。せめてメールくらいはダメなのかと、議論になったことはあるのですが...」(東京都内の児相の所長)

新型コロナの感染者に関するオンラインでの情報管理でも同様に、多くの自治体で個人情報保護条例が「ネック」になった。審査手続きに時間がかかり、東京の都区部や大阪市などで8月に入ってもハーシスの運用が始められない事態となった。児相でもメールなどオンラインで情報共有するには同様の手続きが必要だが、「調整に時間がかかるので、当面可能な対応策として、FAXを使い続けることになった」(先出の児相所長)のが実態なのだ。

保健所や児相だけでなく、小学校などでも、家庭との連絡にFAXを使っているケースもある。17年1月、小学校に子どもの欠席や遅刻などの連絡をする時は電話ではなく必ずFAXで送信するよう求められたという、親と思われる匿名の投稿者によるブログ記事が話題になった。

投稿者は「朝の忙しい時に電話が鳴るのは大変だろう」とある程度の理解を示したうえで、「年に数回あるかないかの学校への連絡のためだけに、固定電話を引いてFAX本体を買わないといけなくなりました。神様、お願いです。この世からFAXを消し去ってください」と書き込んでいた。

国会でも「FAX信奉」 電話なら数分なのに...

国会や地方議会でも「FAX信奉」は根強い。

音喜多駿・参院議員は19年7月の参院選で初当選し、初登院した際に、国会でいまだにFAX番号が必須になっていることの驚きを自身のブログにつづった。13年に都議会議員に当選した際も、都庁や議会事務局などからの重要連絡のほとんどがFAXで届くため、やむを得ず自身の事務所にFAXを設置したとも自身のブログに書いた。音喜多氏は背景について、こうもつづっている。

「実は『書類』をベースに考えるとFAXの方が優れている・便利だということになります。『書類』で保管・運用することが基本となっている場合、
 ・送信者側は書類をPDF化する手間が発生
  ↓
 ・受信者側は送られてきたPDFファイルを印刷する手間が発生
 することになります。FAXだったら、どちらも一発送信すればその後は送ったものor送られたものをファイリングするだけなので、FAXの方が工数が少ないということになるわけですね」

J-CASTニュースなどメディアが国会議員や地方議員に取材を申し込む際も、多くのケースで質問文をFAXで送るよう求められる。電話でやり取りすれば数分で終わるような取材でも、メールでもいいような問い合わせでも、「とりあえず、用件をFAXで」と求められる。自民党の衆院議員の秘書は裏事情を明かす。

「うちの先生(議員)は60代の『紙』世代。何でも紙に一度印刷しないと、読んでもらえません。それに、スキャンダルネタに関するやり取りを万が一メールで誤って変なところに送ってしまったら、大問題ですから」

河野行革担当相には、行政だけでなく政界の「紙文化」も改革していただきたいものだ。