さらば「時間切れの会議」! リモートワークやzoom会議で使える仕事術

さらば「時間切れの会議」! リモートワークやzoom会議で使える仕事術

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 筆者は会議で一定時間内に合意形成できないという悩みを聞くことが多い。理由を分類すると、途中から議論が紛糾し、時間切れに陥ってしまう、「時間切れの会議」。誰も何も発言しないまま会議が進むが、参加者は腹の中では別の考えをもっていて、会議で決定されたことが実行に移されない、「見せかけの合意」に陥るケースがほとんどだ。

◆異論や懸念は歓迎せよ

 時間切れにも、見せかけの合意にも陥らず、一定時間内で合意形成するためには、「洗い上げ質問」「掘り下げ質問」「示唆質問」「まとめの質問」の4つの質問で合意形成するプロセスで進行することがお勧めだ。

 方針説明者が方針説明をしたあと、進行役が4つの質問で会議を進めていく。10人程度の参加者で、1時間の会議を実施した場合、このプロセスを3回程度繰り返せば、ほとんどのケースで合意形成ができてしまう。

 4つの質問のひとつ目は、洗い上げ質問だ。進行役は、方針説明者が説明した方針について、異論や懸念を参加者から洗い上げる。10の異論や懸念が出ても、15の異論が出ても、心配はいらない。どんな異論や懸念が出されようとも、進行役、そして方針説明者も、嫌な顔ひとつしないで、むしろ歓迎の意思表示をして、「よい意見だ」「気づかなかった」とリアクションしながら、異論や懸念を洗い上げる。

 そのようなリアクションをしていると、たいてい10分くらいすると、異論や懸念が出尽くす。言い換えれば、そのようなリアクションをしないで、異論や懸念が出るたびに、「それば心配ない。先ほど説明しただろう」「その反対意見はおかしい。提案資料を見てくれ」などと反論するから、紛糾するのだ。

◆問題点を順序立てる

 異論や懸念が洗い出されたら、進行役が行うことは、2つ目の質問である掘り下げ質問だ。掘り下げ質問は、先ほど出された10なら10の、15なら15の異論や懸念を、最も深刻なものから、そうでないものまで、深刻度合順に並び替え、掘り下げるために行う。

「10の異論や懸念のなかで、どれが最も深刻ですか」「どれから先に議論したいですか」「○○さんは3つ気になる点を挙げてくださいましたが、どれから先に片づけたいですか」というように、掘り下げていく。

 ひとつ目の質問の洗い上げ質問では、範囲を決めないで、自由に、答えが拡散することを織り込んで、どんなことでも気になる点を挙げてもらう質問をしていく。

 それに対し、2つ目の質問の掘り下げ質問は、もはや答えを拡散させずに、洗い上げ質問で出された異論や懸念の範囲に限定して、深刻度合順に掘り下げていくのだ。洗い上げ質問と掘り下げ質問により、説明された方針に関する異論や懸念が、深刻なものから順に並ぶということになる。

◆会議の時短にも有効

 時間切れになる会議のほとんどは、異論や懸念の並び替えが行われていない。出たとこ勝負で、出された異論や懸念が大きかろうが小さかろうが、出てきた順に、ああでもない、こうでもないと意見交換が始まる。これでは、いくら時間があっても、合意形成できないのは、当たり前だ。

 異論や懸念を洗い上げて、最も深刻なものを掘り下げ、最も深刻な異論や懸念から順に議論して合意形成していけば、1時間でそれらを解消することは格段に容易になる。実はとても簡単だが、一定時間内の合意形成に役立つ手法なのだ。

◆4つの質問で合意形成を

 質問:時間切れや見せかけの合意を避ける方法はあるか

 会議が紛糾して時間切れになってしまったり、本音が発言されずに見せかけの合意に陥ってしまったりすることを避ける方法はあるのでしょうか? 世の中の会議のほとんどが、一定時間内に合意形成できていないように思えてなりません。

 回答:4質問で合意形成する

 時間切れにもならず、見せかけの合意にも陥らない方法として、最も有効な方法があります。それは、進行役が4質問だけで、合意形成していく方法です。4質問とは「洗い上げ質問」「掘り下げ質問」「示唆質問」「まとめの質問」です。

 洗い上げ質問とは、異論や懸念を洗い上げる質問です。掘り下げ質問とは、洗い上げられた異論や懸念の深刻度を掘り下げる質問です。示唆質問とは、ある前提を置いて方向性を示唆する質問です。まとめの質問とは、参加者全員にその方向性で合意できるかを問い、まとめる質問です。

 合意形成の4質問:内容

 洗い上げ質問:異論や懸念を洗い上げる質問

 掘り下げ質問:異論や懸念の深刻度を掘り下げる質問

 示唆質問:前提を置いて方向性を示唆する質問

 まとめの質問:その方向性で合意できるかを問いまとめる質問

【山口博[連載コラム・分解スキル・反復演習が人生を変える]第184回】

<文/山口博>

【山口博】

(やまぐち・ひろし)

モチベーションファクター株式会社代表取締役。国内外企業の人材開発・人事部長歴任後、PwC/KPMGコンサルティング各ディレクターを経て、現職。近著に『チームを動かすファシリテーションのドリル』(扶桑社新書)、『クライアントを惹き付けるモチベーションファクター・トレーニング』(きんざい)、『99%の人が気づいていないビジネス力アップの基本100』(講談社+α新書)、『ビジネススキル急上昇日めくりドリル』(扶桑社)がある

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