「部下が会議で発言しない……」上司はどうすればいいのか 「要するに?」「目標達成したら何ができる?」と聞いてみよう

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管理職が抱える課題の一つに、若手メンバーの"主体性の無さ"といったものはあります。会議やミーティングなどで「何か意見や質問がありますか?」とメンバーに投げかけても

「沈黙、あるいは『特にありません』といった反応しか返ってこない」
「ほんとにやる気が無いというか、主体性が無いというか……」

今回は、会議などでメンバーが積極的に発言しやすい環境をつくる方法についてお話します。(文:働きがい創造研究所社長 田岡英明)

「いきなり本論」の会議ではメンバーは発言しにくい

メンバーの発言が出ない会議の特徴として以下のようなものが挙げられます。

・上意下達的なコミュニケーションが普段からあり、テンションが低い
・枕詞や遊びがなく、心の準備が整わないまま効率重視でいきなり本論に入る
・利害関係が複雑で、安易な発言を控えるなど緊張をほぐしきれていない
・部分最適に終始し、全体最適に至らず各論ばかりで目的が見えない
・メンバーに気を使いすぎで、上司のリーダーシップが足りない

傾向としては、メンバーの心の準備が出来ていないことと、何を発言していいのかそもそもわからないといったことがあるようです。

「チェックイン」「ゴール」がある会議とは

発言しやすい会議には「安心」「安全」「ポジティブな場」というムードがあります。そのための場づくりとして「チェックイン」がなされます。チェックインとは、会議モードにメンバーの心の状態を導くもので、具体的には会議におけるルールを皆で確認しあったり、雑談をまじえた近況紹介を一人ひとりがしていくといったものが挙げられます。

次に欠かせないのが、会議の「ゴール」の存在です。会議を進行するファシリテーターとして、本日の会議の「目的」「進め方」「最終イメージ」を会議に入る前に、しっかりと作り上げておきましょう。チェックインの後に、全体の流れとゴールを伝えるのです。

「ポストイット」が発言促す鍵に

発言を促すための具体的な手法としては、ツールの活用と管理職による質問といったものがあります。ツールとしてよく用いられるのがポストイット(付箋紙)です。使い方は、まずは個人ワークで、メンバーそれぞれに自分の意見を「一枚のポストイットに一つの意見」といったルールの下で記入させます。その後に、発言を促します。いったん書いてしまえば、意見がないといった状況を避けることができます。あとは出てきた意見をファシリテーターとしてまとめるのです。

発言を促す管理職の質問スキルにはさまざまなものがありますが、そのうちの2つをご紹介します。まずは「抽象の梯子を上がり下がりする質問」です。これは、メンバーの思考を全体像に押し上げたり、具体的な詳細に落とし込んだりするスキルです。質問の文句としては抽象度を上げる文句に「要するに?」「一言で表すと?」といったものがあります。一方、抽象度を下げる文句には「具体的に言うと?」「3つのポイントをあげるとすると?」などがいいでしょう。

もう一つは、メンバーの思考を広げる「"as if"質問」です。固定観念の塊である我々は、いったん「出来ない」と思うと、その思考からなかなか抜けきれません。そのような際に効果的な聞き方がこの「"as if"質問」と呼ばれるものです。具体的には「その目標が達成されるとしたら、どんなことが出来る?」「その目標が達成された未来から見ると、どんなことがポイントだったと思う?」といったことを聞いていきます。こうした質問によりメンバーの思考が広がっていき、発言に繋がっていくのです。

若手に限りませんが、会議で発言できないメンバーが主体的に関わっていくための手法をお伝えさせていただきました。組織成果を最大化する事が管理職には求められます。メンバーの意見を抽出し、まとめ上げ、更なる成果獲得のために生かしてみてください。

【著者プロフィール】田岡 英明

働きがい創造研究所 取締役社長/Feel Works エグゼクティブコンサルタント

1968年、東京都出身。1992年に山之内製薬(現在のアステラス製薬)入社。全社最年少のリーダーとして年上から女性まで多様な部下のマネジメントに携わる。傾聴面談を主体としたマネジメント手法により、組織の成果拡大を達成する。2014年に株式会社FeelWorks入社し、企業の管理職向けのマネジメント研修や、若手・中堅向けのマインドアップ研修などに携わる。2017年に株式会社働きがい創造研究所を設立し、取締役社長に就任。

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