相手にちゃんと読まれる「メール」を書くためのテクニック

相手にちゃんと読まれる「メール」を書くためのテクニック

相手にちゃんと読まれる「メール」を書くためのテクニック(*画像はイメージ)

仕事中に、意外と時間をかけてしまっているのがメールのやり取りだ。
なかなか返信が来ない、どこまで説明をしていいのか分からず長文を書いてしまう。メールに時間を取られすぎて本当にやるべき仕事に時間を費やせなくなっている人も少なくないだろう。

そんなことにならないためにも、メールとの向き合い方を改め、メールにかける時間を短縮するノウハウを身につける必要がある。

『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(鈴木真理子著、明日香出版社刊)では、メールの基本的な書き方に加えて、メールに費やす時間を減らすためのノウハウや実践的なテクニックを図版やイラストを豊富に交えながら紹介している。

■メールを読まれるためにはまず「タイトル」を意識すべし

どのようにすればメールに振り回されず、サクサク書けるようになるのか。そして、相手に読まれるメールになるのか。

まずは、メールのタイトルだ。なんとなくつけてはいないだろうか。
実は、メールの価値はタイトルで決まるといっても過言ではないくらい、タイトルは重要だという。受信者は届いたメールの送信者とタイトルを見て、優先順位をつけたり、読むか捨てるかを瞬時に判断している。
だから、「これは大事なメールだ」と思わせるタイトルをつけなければ、捨てるメールと判断されてしまう可能性がある。

では、どのようにタイトルをつければいいのか。
そのコツは「対象を絞りこむ」と「結論や目的、相手に期待する行動を入れる」の2つだ。
一つ目の「対象を絞り込む」とは、会議の日付を入れたり、会議の名称を入れたりすること。
二つ目の「結論や目的、相手に期待する行動を入れる」とは、「何を伝えたいのか」「相手にどうしてほしいのか」を明確にすること。
開催連絡、出欠確認、資料送付などの結論を【】に入れてタイトルの先頭にもってくるのだ。また、いつまでに返事がほしいという期限や締め切りがあれば、「〇/〇まで」と明記するのもよい。

さらに、読み手に負担をかけないメールを送ることも大切。
文面の長さは、スクロールしないで読めるくらいが目安だという。
日程調整の場合は、こちらの都合のよい日時を3〜5つほど候補として挙げると、相手はその中から選ぶだけなので、すばやく返信してくれる。

こうした配慮をするだけでも大きく変わるものだ。
読み手の立場になって、目に優しいメールにすることが、読まれるメールのコツとなる。

 ◇

鈴木氏は、メールに振り回されず、本当にやりたいことに時間を費やすことができる力を「メール力」と呼んでいる。メールにかける時間を短縮できれば…、相手からの返信がもっと早くなれば…と日頃から思っている人は多いはず。
本書を参考にメール力を身につけることで、時間管理や仕事の成果の向上につながるはずだ。

(T・N/新刊JP編集部)

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