そうだったのか?!リモート時代のビジネスマナー!!

4月を迎え、期待と不安に包まれている社会人1年生も多いことだろう。多くの企業の研修ではビジネスマナーから叩き込まれるはずだ。だが、コロナ禍によって、急激にリモートワークや書類の電子化が進み、ビジネスの現場は新しいフェーズに入ろうとしている。本書「ビジネスマナーと仕事の基本ゆる図鑑」(宝島社)は、そんなデジタル社会に対応した内容になっている。

「ビジネスマナーと仕事の基本ゆる図鑑」(岡田充弘監修)宝島社

監修に当たったのは、クロネコキューブ代表取締役の岡田充弘さん。日本電信電話(現NTT)、大手会計コンサルティング会社などを経て、起業。著書に「爆速パソコン仕事術」「やりたいことを全部やれる人の仕事術」などがある。

コロナ禍で、新入社員研修もリモートワークという会社も珍しくない。通常なら入社時研修やOJTで学ぶような社会人マナーや基礎技術を学ぶ機会が失われると、その後のキャリアや仕事に影響が出かねない。そこを補おう、というのが本書の狙いだ。

■まずは「デジタルツールの基本」から学ぶ!

普通なら、ビジネスマナーから始まるところだが、「デジタルツールの基本」から始まるのが本書らしい。パソコンの初期設定、スマホの基本設定をまず学ぶ。

次が、デジタルワークの基本だ。フォルダ整理の基本、ファイル名の付け方、ファイル検索の基本、キーボード操作の基本、ショートカットの基本と進む。その後が、Word、Excel、PowerPointの基本だ。すでに使い慣れている人にとっても役に立ちそうなことが書いてある。ここまでが第1章。

いよいよ第2章が「リモート時代のビジネスマナー」となる。基本ルールの最初が、ビジネスメールのマナーだ。

件名には、日付、内容が具体的にわかるようにする。宛名は、社名、部署名、フルネームで記載するのが基本だ。「いつもお世話になっております。」などの簡潔なあいさつ文に続いて名乗る。手紙のような定型文は不要だ。

アポイントの日時、場所などは、箇条書きや罫線で区切るなど目立つ処理をする。添付ファイルは1〜3MB程度まで、それ以上はファイル転送サービスなどで送る。1スクロールで用件がわかる内容が理想だ。

最後に署名もお忘れなく。会社名、部署名、フルネーム、住所、電話番号、メールアドレス、URLなどを定型文で記載する。

アポイントの依頼、見積書など業務文書の送付、上司・先輩への報告など、ビジネスシーンに合わせた定型文例も載っているので、参考になる。

さらに、オンライン会議のマナーについて、準備、基本ルール、便利ツールと解説している。たとえば、オンライン環境とはいえ、参加メンバーを不快にさせない服装を意識する、取引先との会議ならジャケット着用が基本だ。自分が発言する時以外はミュートモードにするなど、対面とは違う心遣いも必要だ。

■リモート時代の新スタイル「インサイドセールス」の基本とは?

リモート時代の新しい営業スタイルとして登場してきた「インサイドセールスの基本」も参考になる。これまで営業担当が行ってきた外回りの営業に対し、社内で行う非対面の「内勤営業」を指す。

内勤営業といえば、以前から「テレアポ」という電話営業があった。渡されたリストに手当たり次第に電話するが、非効率さが課題となっていた。

一方、インサイドセールスは、データ分析をベースにしたマーケティングにより、自社の商品に興味・関心のある見込み顧客を絞り込み、オンライン営業や訪問営業につなげていくから効率的だ。

第3章では、いよいよ「対面のビジネスマナー」が登場する。ビジネススーツ、ビジネスカジュアルという身だしなみの基本を、男女別にイラスト付きで説明している。男性についてはよく知られているが、女性については以下のように書いている。

「ビジネスシーンにおける女性の服装には、厳密なルールはありません。ジャケットスタイルを基本として、シーンに合わせて、相手に不快感を与えないアイテムをチョイスしましょう。色はネイビー系、グレー系が無難ですが、上級者なら自分らしさを演出できる色をセレクトしてもOK。アクティブな職種ならパンツスタイルもいいでしょう。メイクはナチュラル系を心がけましょう」

「おはようございます」に始まる、あいさつの基本、尊敬語・丁寧語・謙譲語を使い分ける敬語の基本のほか、よく使う社内の敬語についても説明している。質問するときに、「今、ちょっといいですか?」はNGだ。「お時間5分ほどよろしいでしょうか?」などと謙虚な姿勢を見せることが大切だ。

緊張するのは社外とのやりとりだ。雑談のテクニック、トラブルに際しての謝罪の仕方など、具体的に書いてある。訪問時のお辞儀の仕方、名刺交換のマナー、プレゼンテーションの基本、営業トークの基本も押さえているので、心強い。

電話のかけ方、受け方、ビジネス文書の作法、食事や冠婚葬祭のマナーも載っているので、本書があると一通りのことは大丈夫だ。

社会人歴数十年の評者が読んでも、「そうだったのか!」と思うようなことも書いているので、新入社員以外にも参考になるだろう。

ビジネスマナーも対面よりもオンライン対応の方が重要である、というスタンスが本書の新機軸だろう。新型コロナが仕事のスタイルをすっかり変えてしまったことを痛感する。

(渡辺淳悦)

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「ビジネスマナーと仕事の基本ゆる図鑑」
岡田充弘監修
宝島社
1430円(税込)

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