長文メールはNG!? テレワークで実践したい「早い・短い・感じがいい」メールの書き方

長文メールはNG!? テレワークで実践したい「早い・短い・感じがいい」メールの書き方

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■テレワークでは短いメールを書こう
在宅勤務中は自己責任で時間管理をするため、メールに費やす時間が長すぎては、ほかの仕事に支障をきたしてしまいます。ぜひ生産性が高いメールを目指しましょう。

テレワークにおすすめするのは、短いメールを書くことです。主なメリットは次の5つです。

1. 書く時間が短くて済む
2. すばやく送ることができる
3. 読む人の負担になりにくい
4. 早く返事がもらえる
5. 仕事を停滞させず、次に進められる


■ 長いメールは歓迎されない!?
読み手の立場になってみてください。長いメールが届くと読むのが億劫だったり、同じように長く書いて返さないと……という気持ちがよぎったり、返信を後回しにすることがありませんか。長いメールは相手に負荷をかけ、優先順位を下げられることがあるのです。

たとえ相手が外出中の場合でも、スマホから短文で返してくれたら事足りる仕事も多いはず。ぜひはじめから短いメールを心がけてみてください。


■どうしたら短く書けるのか?
では、どうしたら短く書けるのか。4つのポイントをお伝えします。

▼1. 一案件につき1メール1通のメールには、ひとつの案件だけ書きましょう。あれもこれも盛り込むと長くなり、大事なことを読み飛ばされる可能性があるためです。

▼2. 挨拶文は極力省く社内メールの書き出しに毎回「お疲れさまです」と書く職場が多くありますが、顔を知っている間柄であれば、できるだけ省いて要件に入りましょう。

一方、社外メールには「お世話になっております」の挨拶文を入れるのがマナーですが、返信するたびに挨拶文を入れなくてもかまいません。急ぐときは、いきなり本題に入りましょう。クイックレスポンスを喜ぶお客様は多くいます。

▼3. 宛名は名字のみにする宛名を書くときは「中村様」のように簡略化します。相手の社名や部署名、役職、フルネームを正しく書くと時間を要すためです。また、相手との関係性にもよりますが、宛名そのものを書かない方法もあります。

▼4. 結論をタイトルに入れる読み手が知りたいのは結論です。結論をタイトルに入れると瞬時に伝ります。

<例>
「【出欠確認】〇〇会議(回答〇/〇まで)」
「価格のお尋ね 商品Aにつきまして」

さらに本文で結論を念押しすれば、言いたいことを理解してもらえます。


■感じの良さを忘れずに
忘れてならないのは感じが良い文章にすることです。リモートワークでは社員同士といえども顔が見えない離れたところで仕事をします。一方的で配慮が欠けたメールを送ると、あわやけんかになりかねません。

そこでクッション言葉といって、「お手数をおかけしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」などの一言を入れましょう。好印象を与えるメールに仕上がります。

次は、テレワーク中に送るメールの文例をご紹介します。


■テレワーク中に送るメールの文例
それではテレワーク中に送る社内宛と社外宛のメールの文例を紹介します。

◆社内メールの文例
タイトル:修正のうえ再提出願います(〇/〇まで)

〇〇さん

〇〇社の企画書を受領しました。
さらによくするために赤字でアドバイスを書いて添付しました。
お手数ですが、修正のうえ〇/〇までに再送願えませんでしょうか。

◆社外メールの文例
タイトル:オンライン会議〇/〇(〇)14:00〜のご案内

〇〇様

オンライン会議〇/〇(〇)14:00〜の招待メールをお送りします。
当日お目にかかるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

(予約したオンライン会議のURLなど詳細情報を貼る)

紹介した例文メールは2通とも、本文はたった3行でおさまりました。ただ、はじめから短いメールを書くのが難しい方は、書いた後に読み返しながら要らない言葉を削除していってください。トレーニングを重ねるうちに、徐々に要点を伝えられるようになります。

在宅勤務中はメールをテキパキと処理し、生産性をあげましょう。
(文:鈴木 真理子(ビジネス文書ガイド))

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