コクヨが考える、「意思決定を加速する」フリーアドレスオフィスとは?

コクヨが考える、「意思決定を加速する」フリーアドレスオフィスとは?

©鈴木七絵/文藝春秋

 入社して以来、自分専用の固定席を持ったことがない――そんな社員が多数存在する会社がある。文房具やオフィス用家具で知られるコクヨ株式会社だ。

 コクヨが大阪・東成区に新社屋をオープンさせたのは1969年。全館を「生きたショールーム」として一般に公開して話題となった。

 コクヨ製のオフィス家具に囲まれて働く社員たちの姿を見てもらおうという試みは、「お望みなら、デスクの中までお見せします」という宣伝コピーまであったほど徹底されたものだった。同時にそこは、社内外の声を集め製品の開発や改良を重ねるための実験の場でもあった。

 その後、コクヨは各地にこうした「ライブオフィス」を作り、先進的な試みを続けている。そのひとつが近年流行しているフリーアドレスのオフィスで、97年には日本国内では前例のなかった大規模導入を実現させた。

「導入からもう20年以上経っていますので、固定席を持ったことがない、引出しのある机に座ったことがないという社員も多いんですよ」

 こう語るのはワークスタイルイノベーション部で、オフィスのデザインだけではなく大手法人向けのワークスタイル変革のコンサルタント事業を行う鈴木賢一氏だ。鈴木さん率いるコンサルティングチームのメンバーは、それぞれが分刻みのスケジュールで社外を飛び回り、社内で一堂に会することがほとんどないという。たしかにそういう人たちには、フリーアドレスへの抵抗は小さいだろう。

「とはいえ職種によって固定席が必要な人、デスクトップPCがどうしても必要な人もいます。ですのでクライアントにご提案する際も、何がなんでも完全フリーアドレスというわけではありませんし、コクヨ社内でも同様です」

■100社あれば100通りのフリーアドレスがある

 現在コクヨは全国に27か所のライブオフィスを構えているが、それぞれの働き方や土地柄を考慮して、固定席とフリー席の構成や全体のデザインも変えているのだという。

「それは実際のコンサルティング業務としてご提供する際も同じで、100社あれば100通りのフリーアドレスがある、と考えています。カタログにあるメニューを組み合わせてご選択いただくようなスタイルを想像されるかも知れませんが、『そもそもなぜフリーアドレスにするのか?』『新しいオフィスが何を実現させれば成功なのか?』などと、働き方の根本を問い直す議論をさせていただいて、デザインやルール設計に落とすようにしています。内装や家具だけが欲しいというご要望であればデザイン部門をご紹介するなど、コンサルタント部門とは業務範囲の棲み分けをしています」

 つまり、ハードとしてのオフィス設計ではなく、ソフトとしての「働き方」まで変えるのが仕事だというわけだ。では、コクヨはフリーアドレス導入で何が変わったのか。同社がフラッグシップと位置づける東京・霞が関のライブオフィスで、コクヨの考える「働き方としてのフリーアドレス」を見せてもらうことにした。

■意思決定のスピードを加速する工夫

 まず驚かされたのは、各部門の部長以上の席が、ガラス張りの会議室の周囲にあるフリーアドレス席に設定されていることだ。

「どんな企業でも、ヨコの連携をしないと業務は進められないはずです。たとえば営業部門が設計や技術部門と打ち合わせをしなければいけないシチュエーションもありますし、資材の調達、積算を依頼することもありますよね。

 でも、異なる部門の人が集まって会議をするとなると、会議室が必要になります。ところが、どこの会社でも会議室はそれほど多く用意されていないので、予約がなかなか取れなかったりします。そうすると、会議室の空き状況によって予定が決まることになる。意思決定がインフラの縛りを受けることになってしまうのです。

 日常的に部門トップ間のコミュニケーションがさかんなら、意思決定のスピードは早くなるはずです。彼らの席を部門から離し、さらに固定しないことで自然とやり取りは増え、ヨコの連携はスムーズになりました」

 実際に、観察調査では部門長の日常会話が4倍に増え、意思決定が早まったという。では、ガラス張りの会議室にはどのような意味があるのだろうか。

「これは二重の防音ガラスで中の声はまったく聞こえないようになっています。ガラスとガラスの隙間に音を流し、話し声が漏れるのを遮断しているのです。でも、完全な密室で重要なことが決まるのではなく、『何か大きなことが決められていそうだ』というのがわかれば心の準備もできますよね(笑)。秘匿性は保ちつつも、意思決定の動きを雰囲気として察知できることは重要だと考えています」。

 部長以上のフリーアドレス席の隣にはドリンクコーナーとハイカウンターが設置され、一般社員が頻繁に出入りし、部長たちとも自然と言葉を交わす。部門間の壁だけでなく、上下の壁もなるべく低くしようという意図がそこにはあるそうだ。

■3つの働き方にあわせたレイアウト

 またこのオフィスでは、社員を移動の頻度で「シッター」「ウォーカー」「ランナー」と位置づけ、それぞれの席のあり方を変えている。取引先に出向く外出の多い働き方の営業や、鈴木さんのチームのように外部でのセミナーや打ち合せでデスクにいることが少ない社員は「ランナー」として、フリーアドレス席で働く。

 反対に経理など、社外に出ることが少なく機密性の高い業務を扱う社員、もしくは営業のアシスタント業務を行う人たちは席に座って仕事を進める行動特性のため「シッター」として固定席で任に当たる。

 では「ウォーカー」とはどのような人たちか。

「たとえばマーケティング部門などの企画系業務の人は、いくつもの社内の会議に顔を出して社内の情報を血流のように流し円滑に組織を動かしていきます。常に座り続けるのではなく社内を歩きながら仕事をすすめる行動特性の人たちを『ウォーカー』と呼んでいます」

 営業が座る席は、どこに座っても「カド席」になるような設計がされていることも特徴のひとつだ。

「ライブオフィスを続け、社員の行動を観察調査するなかで、座っている人と机の角を挟んで、4分くらいの短かい立ち話や打ち合わせをすることが多いことがわかってきたんです。なので話がしやすいようにデザインすれば、コミュニケーションは促進される。机の横に座って話せる長椅子を設置したところもあります。集中作業用のブースも用意しました」

 巨大なフロアを、ノートPCを抱えた社員たちが少ない席を求めて歩き回る、という光景はここにはない。環境がコミュニケーションを促し、意思決定を早め、その動きを可視化する。2012年のリニューアル以来、このオフィスに満足している人たちの割合は常に90%を超えているという。半世紀近くにわたる「生きたショールーム」での実験と改良の蓄積が、この結果をもたらしているのだろう。

写真=鈴木七絵/文藝春秋

(柳瀬 徹)

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