Excelのその使い方、間違ってませんか? 総務省の統一ルールに学ぶ、Excelへの正しいデータ入力方法6選

Excelのその使い方、間違ってませんか? 総務省の統一ルールに学ぶ、Excelへの正しいデータ入力方法6選

写真はイメージ ©iStock.com

 自分以外の誰かが作ったExcelファイルを再利用しようとしたところ、セルが結合されていて並び替えができなかったり、数字と同じセルに単位が入っていて計算できず、イライラした経験は多くの人にあることでしょう。特にお役所が作成したExcelファイルには、この傾向が強く見られます。

■総務省の出した“Excel表記統一ルール”

 そんな中、総務省は二次利用を前提としたExcelへのデータの表記方法の統一ルールを、2020年末にサイト上で公開しました。言うなればお役所表記を撲滅するための指針です。

 この統一ルールには一般企業・団体で参考になるポイントも多く含まれているのですが、もともとは各府省を対象としたもので、かつ掲載されているサンプルが政府統計の総合窓口(e-Stat)での利用を前提としたもので、そのまま参考にするには向いていません。

〈機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール案です。ご意見照会は「政府統計の総合窓口」で12月1日まで。 https://t.co/ah0bkrSOft 〉

? 河野太郎 (@konotarogomame) November 25, 2020

 そこでここでは、その中から重要かつ汎用的な6つの項目を抜粋した上で、サンプルも一般企業・団体での利用に適した内容に入れ替えたものを、「Excelへの正しいデータ入力方法6選」として紹介します。すでに分かっている人にとっては基本中の基本ですが、誤った入力方法のままExcelを使い続けていないか、この機会にぜひチェックしてみてください。

■その1:ひとつのセルに複数のデータを入れない

 ひとつのセルの中にさまざまなデータをまとめて記入してしまうと、並び替えやグラフ化などの再利用が難しくなります。ひとつのセルに入力するのはひとつのデータのみに留め、それに応じてセルの数そのものを増やすのが大原則です。

■その2:数値データに?字列を含めない

 数字と単位を同じセルに入れてしまうと、四則演算はもちろん、合計額や平均額の計算が行えなくなってしまいます。年号などならまだしも、集計が頻繁に行われる金額や個数、人数などでは致命的です。数字はあくまで数字として入力し、単位などの文字列は見出しに入れるよう心掛けましょう。

■その3:セルの結合をしない

 複数のセルを一つにまとめる「結合」機能はExcelの見た目を整えるには便利ですが、並び替えができなくなるほか、コピー&ペーストした場合に項目がずれるなど、再利用には大きな支障をきたします。機能自体使わないのが妥当です。

■その4:スペースで体裁を整えない

 漢字3文字と2文字の項目を並べる場合に、2文字の間に全角スペースを入れ、中央揃えを行った時の幅を揃えようとする人がいます。しかし間にスペースが入ることで検索が不可能になるほか、4文字の項目など、ルールから外れた項目が出現すると破綻してしまいます。二次利用を行う場合、データはそのまま記載するのが正解です。

■その5:項?名を省略しない

 多くの住所をリストで並べる時に、重複する都道府県名を2行目以降で記載しないなど、項目名の一部を省略してしまうと、並び替えを行った時に、本来の項目名がわからなくなってしまいます。見た目は冗長であっても、すべてのデータを省略せずに記載するのが正しいやり方です。またこのサンプルのように、都道府県名は別のセルに分割すべきでしょう。

■その6:ひとつの表を見出しや空行で分断しない

 ひとつの表を分割して複数の見出しをつけたり、空の行を挿入するなどしてデータが途切れていると、作成したデータをプログラムで取り込んで利用する場合に、処理が止まってしまいます。見出しはひとつのみとし、データは連続して配置しましょう。

画像=山口真弘

(山口 真弘)

関連記事(外部サイト)

×