もうやめたい。雑務に忙殺される日々から解放される方法

もうやめたい。雑務に忙殺される日々から解放される方法

もうやめたい。雑務に忙殺される日々から解放される方法

今回のお仕事ハックは「全部の雑務を押し付けてくる上司に困っている」について、ライターのトイアンナさんがアドバイス。

全部の雑務を押し付けてくる上司に困っている

コピー用紙の補充や、インクの交換、書類整理、掃除など、職場の雑務を全て押しつけてくる上司がいます。年次が若い私がある程度はやるようにはしていますが、自分でやった方が早いんじゃないかと思うことまで押し付けてくるのは正直納得がいきません。

こういう上司にはどう対応するのが良いのでしょうか。

雑務は正直部下にやってほしーい! と、私も上司になった時、思っちゃいました。

泣きながら間違えた計算処理を直していた1年目。いつまでたってもコピーをちゃんとできなくて、紙をムダにしすぎて途方に暮れたあの日。

ああもう、二度と経験したくないっ!

そう思った結果、相談者さんみたいな人に雑務のしわ寄せがくるわけです。南無。

■上司は雑務をやっていない?

で、なぜ押し付けたくなるかというと、上司は上司で他の雑務が増えるからなのです。

管理職になると、社内の承認システムで部下の勤怠を1つずつポチポチしていったり、管理職だけの会議で議事録を根回ししながら作ったり、管理職だから断りづらいゴルフや接待の場所や日程調整、当日のスケジュール設計に時間を鬼取られたり。

管理職になったら、雑務が消えると思っていたのにWHY(なぜ)? と思うと、「その他」は部下にお願いしたくなるのが実情というものです。

しかし、上司の失敗は、相談者さんのような年次の若い人に「上司も大変そうだしやってやるか」と思ってもらえるほどのコミュニケーションを取っていないことだと思うのです。

■雑務を減らす具体案を考えてみよう

さて、そんなコミュニケーション不足の上司とどうやりとりしていくか。

まず、雑務の中でも「こうして工夫したら、雑務自体がなくなりそう」なものを作っていきます。

例えば、オフィスの掃除は週に1度の業者を入れると、○○円で済ませられるとか。書類整理はそもそも印刷せずファイル分けでどうにかならないか、とか。

■「雑務を減らせば○○ができる」と提案しよう

そして、こういう提案を

「できれば社員全員の雑務の量を減らして、売上アップに注力できる仕組みを作りたくて」

「もし、今私たちが雑務に割いていた時間をなくすと、月に○時間を売上アップに割けます」

と、あくまで全社員を考えている体裁で根気よく提案するのです。雑務減少は忘れられやすいので、何度も伝える必要があります。

上司だって雑務の面倒くささは知っていますから、これなら協力してくれる可能性も高いはず。現状でできそうな改善案を提案してみましょう。

 

Point.

・雑務は出世すれば部下に押し付けられると思っていた? 実は、上司には上司の雑務が増えているのです……

・雑務を減らす方法を、具体的にリストアップしてみましょう

・「雑務を減らせば○○にもっと時間を使えます」文法で、上司を上手に説得しましょう

(文:トイアンナ、イラスト:黒猫まな子)

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