「話が通じない人」への3つの対処法

「話が通じない人」への3つの対処法

「話が通じない人」への3つの対処法

仕事の満足度の8割はコミュニケーションに依存するのでは? と思うほど、日々の仕事を進める上で「会話する」「調整する」「説明する」「確認する」などが発生する業務は多いものです。

そんなときにストレスなく話ができる人と、そうでない人というのはいます。

すべての人が心地よくコミュニケーションを取ってくれる職場であれば楽園ですが、自分の上司・部下・同僚など、よく関わる人が「話が通じない人」だと苦労も多くなります。

今回は「話が噛み合わない人」に焦点をあて、特徴や対処法などを確認しましょう。

■なぜ話が噛み合わないの? 話が通じない原因

「話が噛み合わない……」「話が通じない……」そんな悩みが浮上するときに、人は2つのことを考えます。

1.自分の説明の仕方が悪いのでは?(自責)

2.相手のコミュニケーション能力の問題では?(他責)

しかし、過失がどちらか片方に100%! ということはマレで、現実は1と2の割合が変化しながらも混在している場合がほとんどです。

この2つの視点で原因を確認しましょう。

◇(1)論点が整理されておらず、目的がわかりにくい(自責)

「話が通じにくい」ときで、自分側に問題がある場合はほとんどが「何を伝えたいのかがわかりにくい」ということに集約されます。

結論から話していなかったり、やりたいことが「相談」「報告」「確認」「依頼」の何なのかがわかりにくかったりする場合に発生します。

相手のコミュニケーション能力が高い場合は、ある程度くみ取ってくれますが、「それってどういうこと?」と頻繁に聞き返されてしまう場合は、自分が何を伝えたいのかを整理して伝えるようにしましょう。

◇(2)相手を慮るあまり、まわりくどい言い方をしている(自責)

(1)に通じるものがありますが、相手のことを考えてていねいに話そうとするあまり、話の本筋がわかりづらくなってしまうことはよくあります。

特に上司や後輩などの「気を使って話す相手」や、あまり親しくない人との会話時に「失礼がないようにしよう」と気を使った結果、発生しやすいです。

気遣いが裏目に出てしまう……という悲しい結果ですが、「相談したいのですがお時間いいですか?」「依頼の話をしたいので、大丈夫?」など、最初に声かけの目的を話し、過度にまわりくどい言い方をすることを避けましょう。

◇(3)純粋に話を聞いていない(他責)

ここからは、相手側に原因がある場合を考えていきましょう。

正直「きちんと前提を踏まえて完結に話しているのに、まったく話が通じていない」人というのは存在します。

その際たる原因は「そもそも話を聞いていない」ことです。

「そんなことあるの!?」と思いますが、何か考え事をしている、興味が別のものに向かっている場合、生返事を返すばかりで「聞いていない」パターンはあります。

そして言ったことに関してあとから確認される……なんて、実は思い当たることがありませんか?

悪気がないものの「興味があることしか聞けない」というタイプは一定数存在します。

上司がこのタイプだと苦労しますが、存在するので注意が必要です。

◇(4)自分が正しいと思っており、他人の意見を受け入れられない(他責)

プライドが高く、自分が絶対に正しいとの思い込みが激しい人とは、会話が噛み合いません。

「Aは黒です」という事実を伝えているのに「Aが黒なはずはない。Aは赤だ」と言い張る人との会話は、どう努力しても噛み合いませんよね。

ここまで極端ではなくても、「事実としてのA」を受け入れてもらえず、その説明に苦慮するということはよくあることではないでしょうか。

◇(5)理解力が乏しく、本筋ではない点を気にしている(他責)

何度も同じ説明をしても理解できなかったり、同じことを繰り返しても忘れたりする場合は、単純に理解力が乏しい……という身も蓋もない原因が考えられます。

また、「Aについての話である」という前提があるにも関わらず、「Aってそもそも問題なんだっけ?」などと前提をひっくり返したり、「今はBのことを優先すべきなのでは?」と横道にそれた議論を提案したりする人も、「今何を話すべきか」の理解力に乏しいと言えます。

話し手側が、優先順位をまちがえており、それに対する適切なツッコミとしての「AではなくB」という提案であればよいですが、そのときの気分でコロコロと言うことが変わったり、次の説明時には「いやなんでBなの? Aだよね」など、自らの言ったことを翻すタイプの人の場合は、地雷のような「話の噛み合わない人」といえるでしょう。

■イライラしないために! 話が噛み合わない人への対処法

話が通じないとイライラしますし、何度も同じことを説明させられるのは単純に業務時間が逼迫するため疲弊します。

とはいえ、「噛み合わない人」が職場にいる以上、どうにかイライラしないように、対処していく必要があります。

◇(1)結論から述べ、合意事項はメールでも送付する

「話が噛み合わない」ストレスは、何度も同じような説明をしなくてはならないことや、相手が理解してくれないというフラストレーションで発生します。

そのため、話す時間をなるべく短く、決めたい・確認したいことに焦点を絞って話すのは、テクニックのひとつです。

結果として「よりわかりやすい」話し方にブラッシュアップされるメリットもあります。

また、その場の合意事項は、追ってメールでも送付するようにしましょう。

「先ほどお話した内容ですが」という形で証拠を残しておけば、再度説明する場合に「言った言わない」論争が避けられます。

◇(2)相手に伝わっているか、こまめに確認する

話を聞いているのかわからない、反応が薄い人に対しては、こまめに確認して、コミュニケーションを取るようにしましょう。

「ここまでわかりにくい点はありませんか?」「●●ということでいいでしょうか?」など、相手に返事をさせる、引き出すように問いかけることは重要です。

◇(3)相手の気持ちを一旦聞いてみる

「AではなくBだ」など、意見が対立した場合は、なぜそう考えているのかを冷静に確認しましょう。

もしかしたら虫の居所が悪いだけかもしれないし、確固たる信念があるのかもしれません。

相手が「なぜそこにこだわるのか」がわかれば、その後のコミュニケーションで「気をつけるポイント」もわかります。

人は理由がわからないものにイライラするため、「わからない」を残さないように、なぜそうなっているのかの原因を突き止めることを意識しましょう。

■難易度が高い人をクリアすると、自分のコミュ力は上がる

正直、職場に「話が噛み合わないな……」と思う人がいると、大変だしストレスもたまります。

その相手が自分だけでなく、周囲の人からも「難しい人」と言われている場合は、高確率で「話が噛み合わない人」でしょう。

関わりたくないのが本音ですが、職場や顧客に「コミュ力が抜群でやりやすい人」ばかりいることはないといっても過言ではありません。

厄介な人との対処法は今回記載したように一定のルールがあるため、それを身に着けてしまえば壊滅的にヤバい人以外は、案外どうにでもなるものです。

そうなると、確かに大変だけれども「あの人とちゃんと話ができる」というカテゴリで自分の評価が上がったり、厄介な交渉を引き受けられたりするというスキルアップメリットがあります。

「無理!」とはねつけてしまわずに、使えるものは使って自分の成長の糧にしましょう。

(ぱぴこ)

※画像はイメージです

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