リマインドメールに必要な「4つのポイント」

リマインドメールに必要な「4つのポイント」

リマインドメールに必要な「4つのポイント」

「リマインドメール」は仕事上のミス、トラブルを事前に防ぐために必要な連絡メールです。

ビジネスの基本である、納期までに間違いなく仕事を完了させる上でも欠かせません。

送る場面、タイミングや内容などを押さえることでよりスムーズに仕事が進められます。

今回はそんなリマインドについて、紹介していきます。

■リマインドとは?

ここではまず「リマインド」の意味や「催促」との違いについて解説していきます。

◇リマインドの意味は「相手に思い出させること」

まずは「リマインド」の意味から確認しましょう。

リマインドとは英語で書くと「remind」。「思い出させる」、「思い起こさせる」、「気づかせる」という意味です。

また、ビジネス上でのリマインドメールとは、ただ単に送る相手に「通知する」という意味合いではなく、思い出すことを助けるスタンスのこと。念のため行き違いがないかの連絡メールのことです。

◇「リマインド」と「催促」の違い

「リマインド」は相手に思い出させることの意。あくまでも再確認のニュアンスです。

それに対し「催促」は用件を早く実行するように要求することの意。相手を急かしている、指示しているようなニュアンスがあります。

リマインドメールであっても、表現する際には細心の注意を払わないと、失礼だなと思わせる可能性があります。

あくまでもリマインドメールは催促メールではなく、万が一の起こりそうなことを予測し、早めに気遣いをしておくことなのです。

リマインドメールのビジネスマナーを押さえておくことで、相手に「分かってるよ」と思わせるのではなく、「助かった!」「丁寧で確実な人だ」と安心してもらえることにもつながります。

■リマインドメールを送るタイミングは?

特に重要度の高い約束事の前にリマインドメールをすることは、ビジネスでは一般的な慣習でもあります。

社内だけではなく社外の相手に対してもリマインドをすることで、うっかり忘れを未然に防ぐことができます。

まずは送るタイミングを考えましょう。

リマインドメールを送るタイミングはシーンによっても違います。決まりがあるわけではありませんが目安としてお伝えします。

◇重要なアポイントメントや会議:3日ほど前

3日前くらいに送ると良いでしょう。

直前ですと先方もメールを見ない可能性もありますし、忘れられていた場合、予定調整がさらに難しくなります。

◇提出期限があるもの:1週間ほど前

重要なイベントやコンペ、会議の準備物、資料の作成などは、リカバリーの時間も考えたタイミングで送ります。

基本的に期限の1週間前くらいに、「何か困っていることはないか、お手伝いはないか」という心配りが伝わる内容で送ると良いでしょう。

◇初めての顔合わせ:前日の早めの時間

前日の早めの時間(午前中くらい)に再度場所のご案内や当日の連絡方法、そして「お時間をいただきありがとうございます」「お目にかかるのを楽しみにしています」など、感謝や配慮の言葉を添えると良いでしょう。

◇食事会:3日ほど前

3日前くらいに場所・時間などを再度お知らせすると、受け取る側も情報を探す手間が省け助かります。

■リマインドメールのポイント4つ

次に、リマインドメールを書く上でのポイントを4つ紹介していきます。

◇(1)件名は簡潔かつ分かりやすく

「リマインドです」とそのまま書くと失礼に感じる人もいます。

また長い件名はそれだけで読み飛ばされてしまう可能性があります。簡潔に伝わるようにしましょう。【】で結論を知らせると親切です。

☆例文

・【再送信】○月○日A会議の事前準備の件

・【ご返信のお願い】○月○日Aイベントの出欠について

・【ご確認】Aプロジェクト企画納期にあたり

・【日程間近】〇〇食事会の場所のご案内

◇(2)用件からではなくクッション言葉からスタートする

本題からだと不躾な印象を与えますので、相手の立場に寄り添う気遣いが伝わるクッション言葉を添えましょう。

☆例文

・お忙しいところ恐れ入りますが

・こちらの都合をお伝えし恐縮ですが

・行き違いでご返答いただいているかもしれませんが

◇(3)何に対してのリマインドなのかを説明する

案件をたくさん抱えた相手にとっては何のことか思い出せないこともあります。

何に対してのリマインドなのか、期限や確認事項は何か、すぐに伝わるように省略しないよう伝えましょう。

☆例文

・○月○日、○○会議の事前配布資料のご準備についてその後いかがでしょうか。

・○月○日、○○歓迎会の出欠につきましてご予定はいかがでしょう。

・○月○日、○○の打ち合わせのお日にちが迫って参りましたので再度ご案内をさせていただきます。

◇(4)締めの言葉を使う

最後の言葉で文章全体の印象が左右されますので、丁寧に締めくくります。

☆例文

・何卒ご確認のほどお願いいたします。

・詳しくお伝えしておらず恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

■シチュエーション別でのリマインドメール例文

それでは実際に、シチュエーション別でのリマインドメール例文を紹介していきます。

◇取引先へ打ち合わせ日程のリマインドメールを送る場合

☆例文

いつもお世話になっております。○○社の田中でございます。

来週の打ち合わせにつきまして、改めてご連絡させていただきます。

日時:日時:○月○日(金)15時〜

場所:弊社

内容:来期イベントの概要決定

私共は担当課長の○○が同席の予定でございます。

お忙しいところご足労いただき恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

◇取引先へ案件の締め切り日のリマインドメールを送る場合

☆例文

大変お世話になっております。○○社の○○です。

さて、かねてからお願いしておりました、○○の企画案についてですが

ご尽力いただき感謝申し上げます。

いよいよ来週○日に先方に提出予定ではありますが、何かお困りのことなどはございませんでしょうか。

私共でできることがございましたら、なんなりとお知らせくださいませ。

お手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

◇社内へ食事会のリマインドメールを送る場合

お疲れ様です。○○課の鈴木です。

さて、来週の昼食懇親会について再度確認の連絡です。

日時:○月○日(火)12時

場所:○○(地図を添付しました)

予約名:鈴木

参加費:2,000円

参加人数:現在、○人の参加予定

当日の連絡先 090-××××-××××(田中の携帯)

恐れ入りますが出欠の連絡が取れていない方は金曜日17時までに田中まで連絡いただけると助かります。

お手数をお掛けしますが、よろしくお願いします。

■リマインドメールへの返信内容

リマインドメールをもらった立場であればお礼の言葉を忘れないようにします。

忙しい相手が一手間を掛けてくれたことを想像し感謝を伝えましょう。

その際、「リマインドありがとうございます」と事務的で直接的な表現よりは、「お忙しい中丁寧なご連絡をいただきありがとうございます。助かります」など気持ちがより伝わる言葉を選びましょう。

リマインドメールは双方にとって有意義なもの

どのような立場であっても取引先、上司にもリマインドメールをする場面は必ずあります。

リマインドメールはトラブル、ミス、時間のロスを防げる双方にとって大変助かるもの。

ご紹介した内容を押さえながら、「うるさいと思われないかな?」と少し気が引けるリマインドメールへの苦手意識を軽くしましょう。

(三上ナナエ)

※画像はイメージです

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