失敗しない「お礼メール」の書き方

失敗しない「お礼メール」の書き方

失敗しない「お礼メール」の書き方

ビジネスではお世話になった時や、何か特別な計らいをしてもらった時など、感謝の気持ちを伝える場面が多くあります。

直接顔を合わせてお礼を言える場合は、表情や声のトーンでその気持ちもストレートに伝わりやすいものですが、文字だけであるメールは、一工夫しないとワンパターンで業務的なものとして伝わる可能性もあります。

お礼を伝える際のポイントやシチュエーションごとの例をご紹介しますので、せっかくの思いが真意通りに伝わるようにしましょう。

■お礼メールのポイント7つ

訪問や会食のお礼、助けていただいたことへのお礼など、さまざまのお礼のシーンがありますが、共通して押さえる基本がありますのでお伝えします。

◇(1)当日もしくは翌日午前中までに送る

お礼メールはとにかく早く送ることが大切です。文面にこだわりすぎて遅くなっては本末転倒。スピードがその思いの強さを表現するからです。

その日のうちに送ることが基本ですが、終業間際以降の出来事であれば翌日の午前中までに送るのがベストです。

遅くなればなるほどお礼の効果は薄まります。個人対個人のやりとりではなく、会社対会社のお付き合いであることを意識しましょう。

◇(2)件名は分かりやすく

ビジネスメールの基本でもありますが、件名を見てどんな内容なのかが分かるものにします。

例えば、社外に対しては、以下のような件名を。

・お時間をいただきましたお礼【社名・名前】

社内に対しては、以下のように部署名と名前まで件名に入れておくとより分かりやすいでしょう。

・懇親会のお礼【部署・名前】

・ご同行のお礼【部署・名前】

◇(3)誤字脱字に細心の注意を払う

せっかくのお礼メールでも、誤字脱字があるとその印象だけが強く残ってしまう可能性もありますし、細部に心が行き届いていないようにも思われてしまいます。

必ず読み返しチェックを怠らないようにしましょう。

◇(4)「取り急ぎ」は使わない

「取り急ぎお礼まで」という言葉はよく使われがちですが、「他に急いでいることがあるので十分なお礼を言えず、すみません」という意味です。

せっかく感謝の気持ちを伝える目的のメールが、手抜きをした印象になるのはもったいないです。

後から改めてお礼をする場合は「取り急ぎ」という言葉の代わりに、「まずはお礼を申し上げます」などの表現をおすすめします。

◇(5)何に対して感謝しているか伝わるようにする

ただ「ありがとうございました」だけ書くと、何に対してそう思ったのか伝わりづらく、事務的に送っているような印象もあります。

主語を具体的にし、何に対して感謝しているのかが伝わるようにします。

☆例文

・結構な品をいただき誠にありがとうございます。

・お気遣いくださりありがとうございます。

・このたびは暑い中お越しくださりありがとうございます。

・貴重なお時間をいただきありがとうございます。

◇(6)本文にはエピソードを書き添える

また、内容には相手の言葉やエピソードなど書き添えることで熱意を感じてもらえます。

☆例文

・〇〇さんが「〜」とおっしゃった時、まさに目から鱗が落ちました。

・〇〇さんが〜をしてくださった時、広い視野のお心遣いに感動しきりでした。

・〇〇さんのように相手を唸らせる説明ができるよう私も精進いたします。

◇(7)締めの言葉まで丁寧に書く

結びの言葉は文章全体を引き締めるものですので、あっさりと終わらせず、丁寧さを伝えることで本文も引き立ちます。

・まずはお礼を申し上げたくご連絡させていただきました。ありがとうございました。

・メールにて大変恐縮ですが、まずはお礼を申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

■気持ちが伝わるお礼メールの例文

ここでは、感謝の気持ちが伝わるお礼メールの例文を、それぞれのシチュエーション別に紹介します。

◇打ち合わせのお礼メール

先方に対し、時間を割いてもらったことにお礼をし、今後の意気込みを礼儀正しく伝えていきましょう。

☆例文

本日はお忙しいところ、○○プロジェクトの打ち合わせに長時間ご対応くださり、心よりお礼申し上げます。

○○課長からご指摘いただいた○○について早急に再考し、○日午前までにご提案させていただきます。

◇契約締結のお礼メール

お礼とともに、期待に応えるべく「誠心誠意対応させていただく」というニュアンスの言葉を添えて、丁寧にまとめましょう。

☆例文

本日はお忙しいところご面談いただき、誠にありがとうございました。

また、○○のご契約くださり心より感謝申し上げます。

貴社の期待に応えるべく全力で対応させていただくことをお約束いたします。

◇会食のお礼メール

お店の雰囲気やお料理の感想を具体的に伝えることで、手間をかけてセッティングしたことが報われたと思ってもらえます。

☆例文

昨日は会食席にお招きいただき、ありがとうございました。

すてきな雰囲気のお店で、特に○○のお料理は驚くほどおいしく、思わず声が漏れました。

本当にごちそうさまでした。

◇贈り物へのお礼メール

書状を送ることが正式ですが、まずはメールでお礼を述べて、目上の人には改めてお礼状をお送りすることをおすすめします。

☆例文

このたびは心のこもったお中元の品を頂戴し心よりお礼申し上げます。

○○名物の○○を早速○○部一同でおいしくいただきました。やはり名産地の味は違うと皆喜んでおり、感激しきりでございます。

◇日程調整のお礼メール

日程を調整するということは、見えない部分でも負担を掛けている可能性が高いです。その分こちらも力を尽くすことを伝えていきましょう。

☆例文

このたびは急なご依頼にもかかわらず早速日程を調整くださり、誠にありがとうございます。

○○様にご満足いただけるよう万全の準備をいたします。

◇上司への同行のお礼メール

時間を割いてくれたこと、そして同行中に上司から学んだことを伝えれば、役に立てて良かったと実感してもらえます。

☆例文

お忙しい中○○株式会社へご同行くださり、ありがとうございました。

○○部長の○○という言葉で先方の表情が変わり、大きくうなずいていらしたので、契約への流れとなりました。

大変勉強になり感謝しております。

■自分がお礼メールをもらった際のポイントと例文

これまではお礼メールを送る際のポイントを紹介してきましたが、今度は逆に、自分がお礼メールをもらった際の返信方法について、ポイントや例文を紹介します。

お礼メールを送ってくれた人は、忙しい中時間をとって気持ちを伝えてくれます。

ですから、失礼のないようにこちらも返信しましょう。

◇返信は当日中もしくは24時間以内に

お礼メールをもらったら、まずはすぐに返信をします。

返信が遅いと相手には「何か失礼があったのかな?」と余計な心配をさせてしまうので、受け取った当日中、もしくは遅くても24時間以内を心掛けます。

◇件名は変えず「Re:」を付けたままにする

お礼メールに返信する際は、件名に「Re:」を付けたままにします。

件名を変えないことで、相手は自分のお礼メールに対して返事が来たと認識しやすいからです。

◇お礼メールの返信例文

お礼メールへの返信例文を紹介します。

☆例文

・喜んでくださり私共も光栄です。

・丁寧なお礼のメールまでいただき恐縮です。

・弊社の企画にお褒めの言葉をいただき厚く御礼申し上げます。

・○○様のお心遣いに敬服しております。

気持ちが伝わるお礼メールでより良い信頼関係を

お礼メールの目的は、感謝の気持ちが相手に伝えること。

そのためには、ワンパターンではない言葉、つまりより具体的な内容を書くことです。

相手との距離感に応じて言葉選びができることで、信頼関係も強くなります。誠意を伝えるお礼メールは、ビジネスをよりスムーズに進めることにもつながるでしょう。

ぜひ今回紹介したポイントを踏まえて、真心が伝わるお礼メールを送りましょう。

(三上ナナエ)

※画像はイメージです

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