仕事が遅い人の特徴4つ

仕事が遅い人の特徴4つ

仕事が遅い人の特徴4つ

仕事が遅いと言われがちな人へ。まず、大事なことをお伝えします。

あなたは仕事が遅いのではなく、丁寧で慎重なのです。だから、今は「仕事が遅い」と言われて辛いとしても、どうか自分を責め過ぎないでください。

あなたがいたから見つけられたミスや、回避できたトラブルが会社にはたくさんあったはず。あなたがいてくれることが、会社にとってはありがたいのです。

まずはそれを忘れないでください。

さて、ここから先は「それでも仕事を早くしたい人向け」の内容です。

■仕事が遅い人に見られる特徴4つ

さて「仕事が遅い」と言われる人には、どんな特徴があるのでしょうか。私が会社員時代に見てきた限りでは、仕事が遅い人にはこんな傾向がありました。

◇(1)仕事が丁寧過ぎる

メール1本打つのも、日報を書くにもとにかく丁寧。誤字・脱字なんてもっての外。相手に失礼がないよう句読点の打ち方まで考えて……。

仕事にはそうしていられる時と、していられない時がありますよね。丁寧さを全面に発揮すれば、もちろん仕事は遅くなります。

◇(2)仕事の優先順位が付けられていない

なぜ、全てにおいて丁寧な仕事をしてしまうのか? 答えは業務内容に優先順位を付けられていないから。

「今すぐ」「とりあえず今日中」「明日まで」など期限がバラバラのタスクを全部真正面から同じ熱量で取り組むと、新たなタスクが積もるばかりでいつまで経っても仕事が終わりません。

◇(3)上司や先輩に委縮してしまっている

「仕事が遅い」とイライラされたり、パワハラを受けたりしてはいませんか? 上司や先輩に怒られることばかり気にすると、気持ちが萎縮してますます作業が遅くなります。

◇(4)未来の自分に期待し過ぎている

「これまでも、最終日になんとかなったから」と未来の自分に期待し過ぎていませんか?

しかし、前できたからといって、今回もできるのでしょうか。

過去の成功体験から仕事を後回しにする癖がついていると、つい手が遅くなりがちです。

■仕事のスピードを下げる3つの考え方

ここではさらに深掘りして、仕事が遅くなる3つの考え方をお伝えしていきます。

◇(1)「自分が残業すればいいや」と思っている

まず、「無茶をすることになったとしても、最後に帳尻を自分が合わせられればいい」と思っている人は仕事が遅くなります。

部下や後輩の失敗を大目に見られる人になれるのは良いことですが「ま、いっか。最後は私がやれば」と思っている限り、最後に泣くのは自分です。

◇(2)人から頼まれた仕事は全てやらないといけないと思っている

どうでもいい仕事や、「それ、急ぎですか?」と言いたくなる仕事。最近ではそんな仕事を「ブルシット・ジョブ」なんていいますが、これらを断れないと、仕事を終わらせても終わらせても次から次へと新しい仕事が増えていきます。

自分もイライラしますし、遅れれば相手に怒られる。悪循環です。

◇(3)業務はマニュアル通りに進めるべきだと思っている

慣れない業務は、マニュアル通りに進めるべきでしょう。ですが、慣れてきたら「ここって、もっとこうしたら早く済むのにな」と感じることはありませんか?

丁寧な人ほど、愚直に最初のやり方を踏襲し続けます。

■仕事のスピードを上げる7つの改善策

では、こういった「丁寧過ぎる癖」を乗り越えて、仕事を早く進めるにはどうすればいいでしょうか? 元々仕事が遅くて怒られてばかりいた私なりの、改善策をご提案します。

◇(1)仕事に優先順位を付ける

まず、仕事に優先順位を付けましょう。具体的には、これら4つのカテゴリに仕事を分けます。

1.急ぎかつ重要

2.急ぎだが重要ではない

3.重要だが急ぎではない

4.重要ではなく、急いでもいない

そして、各仕事を1〜3の順番に片付けていけば良いのです。大きなメモ用紙にタスクを割り振り、可視化すると分かりやすいです。

4の仕事は究極的に暇になったらやるといい仕事で、「忘れてもいい仕事」と割り切ります。

◇(2)パワハラは急いで相談する

もし、「怒られることが怖くて委縮しているな……」と感じたら、まずは誰かに相談しましょう。上司か、上司の上司に相談するのが一番良いのですが、頼れる人が社内にいなければ社外のカウンセリングなどを使ってもOK。

最近はオンラインカウンセリングなど、安く手軽に相談できるサービスが増えています。心の余裕を作りましょう。

◇(3)自作のカレンダーで期限を可視化する

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーは、「今」の予定が見やすい反面、「いつまでに・何をするか」が見えづらいデメリットがあります。

私はExcel(またはGoogleスプレッドシート)で、一番左の列に日付、その他の列にプロジェクト名を書き、もろもろの進行度合いが一目で見えるように管理していました。

こんなふうにプロジェクトを並列で見ると「あれ、この時期仕事詰まってるな?」と予見できるため、あらかじめスケジュールを調整できます。

他にも、私はプロジェクトごとに「大丈夫」「やや遅れ」「問題発生」とセルに色を付けて、自分でも危険度を把握できるようにしていました。

◇(4)新人や部下に仕事を任せる

仕事が遅くなる人は、仕事を任せるのが苦手です。ここは勇気を出して、周りの人に任せましょう。

新人や部下はあなたより仕事が遅いでしょう。ですが、疲弊して生産性の落ちている状態であなたが2倍働くよりかはまともに動けます。任せる癖をつけましょう。

◇(5)イライラしたらいっそ休憩する

仕事が溜まっていってイライラすると生産性が落ちるので、「こんな忙しい時に、仕事を増やしやがって」と思ったら、休憩しましょう。そういう時こそ、適度な休憩が欠かせません。タバコを吸う人はそのあたりをよく心得ています。

気分転換にコーヒーでも買いにいきましょう。そして、ぼけっとしましょう。生産性アップには、適度な休憩が必要です。

◇(6)業務プロセスを改善する案を考える

「マニュアル通りの仕事も、どんどん改善できるかも」。そう思ったら、改善案を出しましょう。何もExcelのマクロとか、立派なスキルが無くても良いのです。

例えば、「これって、〇〇さんの承認は飛ばしても良いんじゃないでしょうか。慣例で承認者になってますけど、今は関係無い部署ですよね」といった小さなことからでいいんです。こっそり上司に相談しましょう。

◇(7)丁寧さは「局所」で出す

最後に、丁寧さは局所で出しましょう。「ここだ!」というところに、丁寧ビームを集中させるのです。全方位丁寧にしていると、疲れちゃいますからね。

あなたはもっとサボっていいんです。「あわてない、あわてない。一休み、一休み(by 『一休さん』)」。

最後に、仕事が遅いと言われる人へ

冒頭に書いた通り……あなたがいるおかげで、会社が回っているのは間違いありません。ですが、もっと手を抜いても会社が回るのも事実です。「私がいなきゃ」「私が頑張らなきゃ」と気負っていませんか? もし本当にあなた無しで会社が回らないなら、それは会社の不備です。

あなたが1週間インフルエンザになって休んでも、どうとでもなる仕組みを作りませんか。そうすれば、あなたも肩の力を抜いて、もっと気楽に仕事ができるはずですから。

(トイアンナ)

※画像はイメージです

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