Web会議ツール+モバイルPCで構築する“どこでもオフィス”のススメ【即買いヒットアイテム】

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【特集】即買いヒットアイテム
新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務を始めている人も多いだろう。そうでない人でも、職場に感染者が確認された際には、突然、出社停止を命じられる可能性は高い。そんな昨今の状況を踏まえた、リモートワークの働き方のポイントや用意すべきアイテムを紹介する。

■突然、在宅勤務を告げられても普段通りに働くことが重要!
在宅勤務では、職場と同じような緊張感を持って仕事に取り組むことが重要だと、テレワークの普及活動を続けてきた田澤由利さんは話す。

「そのためには、できるだけ普段出勤している服装に着替え、いつもの始業時間に仕事をスタートしましょう。また、作業に集中して働きすぎるのも要注意。12時になったらPCを一旦閉じて昼食を取り、スマートウォッチのアラーム機能などを利用し、1時間おきに休憩もしてください」

効率よく作業を進めるためには、1時間ごとにタスクを決めることを田澤さんは推奨する。

「スケジュールのアプリに仕事の予定を細かく入力しておくといいでしょう。例えばカレンダーの場合、同僚や上司と予定を共有でき、お互いの作業状況を確認できて便利です」

コミュニケーションを積極的に図ることも、在宅勤務における重要なポイントだとか。

「在宅勤務の課題としてコミュニケーション不足が挙げられます。後述する会議ツールを活用し、同僚と気軽にやりとりできる環境を作りましょう」

なお、在宅勤務で使うPCは、会社支給のものを持ち帰る場合と、個人所有のものを使う場合に分けられる。後者では、高性能なモバイルPCが理想的だ。

「処理能力が高くて気兼ねなく持ち運べるモバイルPCをメインマシンとして用意し、いつでもどこでも同じパフォーマンスを発揮できるようにしましょう。慣れた道具をいつも使えるだけで、リモートワークのストレスは大きく軽減されるはずです」

 

テレワークマネジメント代表取締役 田澤由利さん
PC系フリーライターとして活動後、柔軟な働き方を社会に広めるため、2008年にテレワークマネジメントを設立。東京にオフィスを置き、企業などへのテレワーク導入支援や、国や自治体のテレワーク普及事業など実施している

 

 
■在宅でも普段通りに仕事する条件
【条件1】勤務時間にはしっかり着替える

【条件2】1時間おきにやることを決める

【条件3】Web会議ツールで同僚とつながる

【条件4】モバイルPCは高性能仕様を選ぶ

■Web会議ツール「Zoom」の使いこなし方
出社禁止を命じられた際に、同僚とのコミュニケーションを図るのに重宝するのが、Web会議ツールだ。中でも、登録が瞬時に完了し、PCでもスマホでも利用できるなどの “ハードルの低さ” で注目を集めるのが「Zoom」だ。その使い方なども、田澤さんに聞いた。
■在宅勤務でもコミュニケーションを維持
「企業がテレワークに対応する場合、本来なら、クラウドにストレージを置き、そこに会議室機能も持たせるなどの整備を行います。しかし、昨今の状況では時間的な余裕がなく、場合によってはテレワーク体制へと、すぐに移行せざるを得ません。「Zoom」は、そんな時に便利な会議ツールのひとつです。普段集まって仕事しているものの、バラバラになってしまった同僚たちと密なコミュニケーションが図れます」

職場の同僚が協力してミッションに取り組み、困った人がいたら手助けする…。そんな風土が根強い日本企業の場合、何よりも?“つながっていること” が重要だと田澤さんは考えている。Zoomの場合、PCだけでなくスマホでも利用でき、不慣れな人でもすぐに使える点も大きい。ちなみに、Web会議ツールというと会議だけに使うものと思われるかもしれないが、勤務時間に常時オンにしておくのも活用方法のひとつだとか。

「例えば、何か確認事項があれば、すぐに声を掛けられます。同僚同士の会話がすぐに耳に入り、いつ声を掛けられるのか分からない状況により、適度な緊張感を保つことにもつながるでしょう。こういったツールを使いこなして同僚とのコミュニケーションを維持し、普段通りの仕事ができるようにしましょう」
■Zoomのここがすごい!
Point1:ミーティングをすぐに行える!

ダウンロードしたアプリから「Zoom」を起動できる。同僚とつながる場合には、基本メニューの「新規ミーティング」をクリックした後、参加者を招待する仕組み。なお、無料利用の場合1回のグループミーティングで40分までなどの制限付き。
Point2:ミーティングに便利なツールが満載!

画面下のアイコンには、グループミーティングのやりとりを記録できるレコーディング機能をはじめ、便利な機能が用意されている。なお、URLや住所といった、口頭だけでは間違えやすいテキストなどを共有したい場合には、チャット機能を使うといいだろう。
Point3:カスタマイズのメニューが豊富!

気になる背景を好きな写真に変換できる“バーチャル背景”機能を標準で用意している。Web会議で懸念されがちな“汚部屋の公開”を避けられるのがありがたい。なお、背景として使える写真は6種類を用意。気分や相手に合わせてカスタマイズできる。
Point4:相手とのコミュニケーションがスムーズ!

今回、田澤さんへの取材は「Zoom」を使って行った。声と口元のタイムラグは、ほとんど気にならないレベル。問題なくコミュニケーションを図れた。なお、常に顔が見える状況が気になる場合、音声だけをオンすることも可能。相手や利用シーンに応じて使い分けよう。

 
■Zoom以外にも選べる無料のWeb会議ツール
「Googleハングアウト」
Googleのサービスのひとつ。Googleのアカウントを登録しているユーザーなら、ブラウザーのChromeからすぐに起動できる手軽さがメリット。音声のみのやりとりにも対応する。

 

「BIZMEE」
参加者同士の表情を確認できるのはもちろん、チャット機能でテキストをやりとりできるほか、ホワイトボードを使えるのが便利。アイデア出しや議事録のメモを控えるのに重宝する。

 

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(取材・文/ナゴヤリュータ)

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