命令形はNG。部下への指示は依頼形「Please」にしてみよう

私たちも、かつては上司や先輩から指示を出され、それに従う身でした。あなたも若手の頃は「もっと分かりやすく指示を出して欲しい」「そんな言い方しなくても」など、そう思っていたことでしょう。部下には同じ思いをさせたくないですよね。そこで、マナーコンサルサントの西出ひろ子氏が、これだけは知っておきたい「部下に指示を出すときのマナー」を紹介します。

※本記事は、西出ひろ子:?著『知らないと恥をかく 50歳からのマナー』(ワニブックス:刊)より一部を抜粋編集したものです。

■直後にひと言添えるだけでも反応が変わる

ビジネスシーンでは、部下への指示が付きものです。その指示に部下がどのように反応し動くかで、仕事がうまくいくかも決まります。

上司、部下といった立場に関係なく、誰かに指示を出すときは、思いやりの気持ちを忘れずに。

あなたが敬意を持って接すれば、部下も耳を傾けてくれます。そうなることで、仕事がスムーズに進み、職場の雰囲気もよくなり、あなたの評価もアップするわけです。

「何か分からないことがあれば、遠慮なく聞いてね」
「何か質問はあるかな?」

指示を出したあと、このような言葉を加えるだけで、部下は安心し、疑問点を尋ねやすくなります。結果、トラブルの発生率が下がります。

コミュニケーションをとりやすい環境を作ることも、上司としての役割であり、仕事のひとつ。まずはあなたから心を開き、声をかけ続けることが、部下の心の扉を開く鍵となるのです。

▲直後にひと言添えるだけでも反応が変わる イメージ:PIXTA

指示を出すときに押さえておきたいのは「伝わる言葉の選び方」です。「ものの言い方」「言い回し」と置き換えてもいいでしょう。?

自分では何気なく言った言葉でも、言葉の選び方で印象は異なります。部下の気持ちと反応も、大きく変わるということです。?

英語では「Sit down!」「Call me!」といった言い方は命令形ですが、前か後ろに「Please」をつけるだけで、依頼形へと変化します。「Please」のひと言を加えるだけで、相手が受け入れやすくなるわけですね。?

全体を「Could you sit down, please?」のように言い換えれば、より丁寧な言い回しとなり、相手にこちらの要望を聞き入れてもらいやすくなるでしょう。

内容は同じでも「言葉選び」で、その印象はぐっと変化するのです。

■部下への指示は「お願い形」が基本

あなたが若い頃に、上司から「あれをしろ」「これをして」と指示を出されたら、どのような気持ちになったでしょうか? おそらくは上から目線の指示の出し方に、反発心を覚えたこともあったのではないでしょうか。

一方「〜してください」といった丁寧語なら、前述の命令形よりは柔らかい印象になります。

しかし、この言い方も一方的に伝えているだけなので、マナー的には命令形とみなすのです。相変わらず、部下には疑問を挟む余地がなく、相手の意向を無視していることになるわけです。

命令形は部下に好まれない――。そのように強く心に刻んでおきましょう。命令形は反感を買うきっかけとなり、円滑なコミュニケーションを阻害します。

「〜してもらえるかな?」と、常に相手の立場にたって、相手の意向をうかがうのがマナー。部下に指示を出すのであれば、上記のような言い方がふさわしいでしょう。

部下に仕事をお願いする言い方に、釈然としない人もいるかもしれません。しかし、それは不要なプライドです。素敵な愛され50代は、このような考え方とはおさらばしましょう。?

実るほど頭こうべを垂れる稲穂かな。お願いするように指示を出すことで、部下は快く 指示に従い、期待通りに動いてくれるでしょう。

▲部下への指示は「お願い形」が基本 イメージ:PIXTA

■「クッション言葉」をマスターしよう

お願いするように指示を出すことには、2つの大きなメリットがあります。

1つめは、相手を尊重する謙虚な姿勢が、さりげなく部下に伝わること。部下に好感を持ってもらえるわけです。

2つめのメリットは、部下に「イエスかノーか」の選択権を与えていることです。

もちろん「〜してもらえないかな?」といった言い回しでも、上司からの指示に変わりはありません。従わない部下はまずいないでしょう。それでも選択権が与えられたことで、部下の心には余裕が生まれます。それはあなたに対するプラスの感情につながります。

お願いするような言い方をされれば、部下側も、事前に分かっていない部分が尋ねやすくなり、ミスも減るでしょう。

お願い形のほかにもう1つ、指示全体の印象を大きく変えて、あなたへの好感度を高める言葉遣いがあります。それが「クッション言葉」です。

クッション言葉とは本題の前に、相手をおもんぱかる気持ちを伝える言葉のことです。お願い形と組み合わせると、次のような言い換えができます。

「急いで田中さんに電話をして!」

「申し訳ないけど、急いで田中さんに電話をしてもらえるかな?」

「コピーをお願い!」

「忙しいところ悪いんだけど、コピーをお願いしてもいい?」

このようなクッション言葉が添えられたことに、部下はあなたの気遣いを感じます。より一層、あなたへの信頼を高めることでしょう。部下の名前を呼びながらだと、さらに効果は高まります。

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