「あぁ、またやってしまった…」がなくなる「メール誤送信」の回避法

「あぁ、またやってしまった…」がなくなる「メール誤送信」の回避法

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話題の新刊『アウトルック最速仕事術』の著者・森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしていという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの技術をお伝えしていく。

■「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす

 ショートカットキーを覚えると作業時間が短縮できますが、キーを1回押しただけでうっかり書きかけのメールや誤ったメールを送信してしまう、というミスも起こります。

 そこで、誤送信を防ぐためのルールも作っておきましょう。メールを送信するために[Ctrl]+[Enter]を押すと、メールは送信トレイに入り、1分たったら実際に送信するというルールです。キーだけでなく[送信]ボタンをクリックしたときにも同じになります。

 この設定は「仕分けルールと通知の管理」の機能を使って次のように行います。

 アウトルックの[ファイル]タブを開きます。左の欄で[情報]を選択し、右の欄の[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

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