職場の生産性を劇的に上げる「業務マニュアル」の秘密とは?

マニュアル化は、チームの生産性を高めるうえで、非常に大きな効果を発揮するのです。

 なお、マニュアルばかりだと、メンバーが何でもマニュアルに頼らなくてはならない「マニュアル人間」になるのではないか、と心配する方もいらっしゃいますが、コンサルティングに入ってクライアントの現場を見ていると、むしろ逆のことが起きていることがわかります。

 なぜなら、定型的な業務をマニュアル化することによって、それまで一から考えていた時間を大幅に削減することができるので、そこで新たに生まれた時間を使って、多くのビジネスパーソンはよりクリエイティブな仕事にチャレンジするようになるからです。そして、それまでよりも高度な課題に取り組むようになることで、大きく成長していくようになるのです。

 マニュアルはシンプルなもので大丈夫です。
【下図】は、私たちの会社で作成しているマニュアルの一例です。

 ご覧のとおり、「作業の手順」をワードに箇条書きで書き起こしているだけのものが大半です。もちろん必要であれば、画像などを貼りつけることもありますが、その場合も、レイアウトに時間をかけることはありません。作成するハードルを下げるためにも、マニュアルはシンプルに「読めばわかる」ものにすれば十分なのです。

 そして、作成したマニュアルは、「共有フォルダ」のなかに「広報業務」「イベント準備」など、業務ごとにつくったフォルダに保存します。ここに、その業務に関するメールなどのテンプレートや主な連絡先、関連資料などもまとめて保存しておけば使い勝手がいいでしょう。

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