報告書がイマイチな人はメモのコツを知らない

報告書がイマイチな人はメモのコツを知らない

人間は忘れる生き物。その文章を誰に読ませたいかを考えて、素材となるメモを残しておこう(写真:metamorworks/PIXTA)

文章を書く仕事でフリーランスになって26年になるが、私の社会人のキャリアのスタートは、アパレルメーカーの営業職だった。当時は文章を書くことが苦手で、まさか将来、自分が書くことで生きていくことになるとは、まったく想像もしていなかった。

営業経験はわずか1年半だったが、静岡や山梨のショップを担当し、お店巡りをしていた。出張が多く、会社に出るのは金曜だけという週もあり、ここで求められたのが、営業日報だった。これに苦戦した。何を書いていいのか、わからなかったのである。

「営業の仕事は好きだが、帰社してから営業日報を書くのが苦痛だ」という声はよく耳にする。今はリモートワークの拡大で、上司が目の前にいる機会が減り、自宅でどんな仕事をしたのか、毎日のように日報にして報告しなければならなくなった人も増えたはずだ。

上司にすれば、部下がどんなふうに仕事をしているのかが見えない。だから、これまで外回りの営業は日報が求められてきたわけだが、これが他の職種にも広がってきているのである。

■文章を書くにもメモは重要な役割を果たす

私自身がなぜ、営業日報が苦手だったか。書く仕事をするようになって振り返ってみると、その理由がよくわかる。営業中、何をしていたのかについて、まったくメモを取っていなかったからだ。

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