脱ハンコ!判子が廃止?電子印鑑の作成方法をワードやエクセル、Macなどで解説!

脱ハンコ!判子が廃止?電子印鑑の作成方法をワードやエクセル、Macなどで解説!

近年「脱ハンコ」など、紙媒体ではなく電子書類に署名できる電子印鑑の存在が注目されています。

従来の判子とは違って目に見えないことから、どのような印鑑なのかイメージが湧かない方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、電子印鑑の概要をはじめ、電子印鑑が注目される背景や電子印鑑の作成方法について解説します。

身近なエクセルソフトやMacのアプリで作成する方法も紹介しているので、電子印鑑に興味がある方はぜひ参考にしてみてください。

◆電子印鑑とは?注目される背景

書類とハンコ

電子印鑑とは、PDFやオフィスデータなどのデジタル書類に貼り付けられる画像データの印影です。つまり、パソコンやタブレットといった電子機器で利用できる印鑑です。

電子印鑑を用いれば、紙媒体にインクをつけた判子を押す必要もなくなります。しかしなぜ、電子印鑑が急速に注目されるようになったのでしょうか?

電子印鑑が本当に必要なのか気になっている方もいるかも知れません。ここからは電子印鑑が注目される背景とともに、電子印鑑を作成するメリットを紹介します。

◇ハンコはもういらない?電子印鑑が注目される背景

パソコン前のサラリーマンのイメージ

菅政権になりデジタル化が進む中、河野太郎行政改革担当相が、行政手続きにおける脱ハンコに向けて取り組んでいるとのことです。9割以上の行政手続きでハンコを使わなくて済むとの発言も話題となりました。

河野太郎のツイッター

国が従来の押印文化を見直し始めたことから、今後は電子印鑑が普及される仕組みが整っていくと予想されます。

すでに電子印鑑を利用する人々も現れ始め、最近では電子印鑑を作成するフリーソフトなども見受けられるようになりました。

しかし、あくまで電子印鑑は認印として利用されるにとどまっており、重要な契約についてはいまだに紙媒体に印鑑を押すケースがほとんどです。

いずれにせよ、押印は業界を問わず必要な文化であり、電子印鑑に関する世論は誰しも他人事ではありません。今後は電子印鑑の動向を把握しつつ、柔軟に対応できるような心づもりをしておくことが大切です。

◇電子印鑑が活用できる書類

書類のイメージ

電子印鑑が活用できる書類について具体的なイメージが湧かない方もいるかもしれません。

たとえば、企業ではお金のやり取りで請求書を作成することがあります。電子化された請求書には電子印鑑を活用できるのでしょうか。

法律上では、紙媒体の請求書に印鑑を押す必要はそもそもありません。ただ、印鑑を押すことで正式に発行された書類であることを取引先に示し、信頼感を与えることは可能です。

その点、電子化された請求書についても認証された証しがあると望ましく、電子印鑑を活用したほうがよいと考えられます。

では、請求書以外に電子印鑑を活用できる書類には何があるのでしょうか。2005年には、文書ファイルにおける電磁的記録の保存を認める「e-文書法」という法律が施行されています。

e-文書法では、電子化による保存において「完全性」という要件を一部として定めており、書類の改変や消去を防ぐための措置をとらなければなりません。たとえば、電子署名とタイムスタンプの活用によって、正しい日付で保存されていることを証明する措置が挙げられます。

e-文書法では、電磁的記録による保存が可能となった規定が定められており、具体的な保存対象の一部を挙げると下記の通りです。

・見積書
・納品書
・領収書
・契約書
・会計帳簿
・事業報告書
・取締役会議事録
・定款
・組合員名簿

「完全性」を技術要件としている書類に関しては、電子印鑑が必要だと考えられます。具体的な書類について気になる方は、首相官邸による資料を一度確認してみるとよいでしょう。

※参考
e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定(首相官邸)

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※記載の内容は2021年1月3日時点の情報です。